Decine di candidature inviate e neanche una risposta da mesi.

Un rifiuto sarebbe già una rassicurante prova che c’è vita su Marte, e invece niente. E’ questa l’esperienza della gran parte dei candidati italiani – siano essi neolaureati, professionisti, manager o executives.

Se pensi sia tutta colpa di un malcostume che rende gli HR Italiani meno professionali rispetto ai colleghi esteri, ti sei convinto che è meglio scavalcarli (tanto non rispondono) per contattare direttamente i manager delle aziende tramite LinkedIn, oppure stai meditando di tornare al caro vecchio sistema del CV consegnato a mano, forse c’è qualcosa che dovresti conoscere meglio.

Prima di entrare in mani “umane” il tuo Curriculum deve passare attraverso le forche caudine di un software. Si tratta dell’ATS – Applicant Tracking System ovvero software che le aziende e i recruiter usano per ricevere e gestire le candidature attraverso il sito aziendale o portali esterni.

Visto che il “Robot” (come lo chiamerò amichevolmente in questa sede) fa il suo mestiere – e piuttosto bene – forse ciò che devi sapere per aumentare l’efficacia delle tue azioni, è:

♦ come funzionano questi sistemi

♦ come far entrare in dialogo il tuo CV con il Robot, rendendolo compatibile, facile da leggere, ed evitando di generare errate traduzioni semantiche.

Entriamo quindi nel vivo della questione.

Gli ATS sono sistemi che seguono regole ben precise e pre-impostate rispetto a una Job description.

Il loro lavoro è quello di verificare “alla lettera” la presenza o meno di ciò che gli è stato ordinato essere importante, scartando quindi, ciò che non rientra nei parametri dati.

In pratica gli ATS assegnano degli scores ovvero dei punteggi per ciascun CV, comparandolo con altri, rispetto alla specifica posizione e alla rispondenza ai requisiti ricercati. Da ciò si origina la lista dei candidati da contattare. Ti sarà forse capitato di notarlo su LinkedIn che spesso ti propone di verificare come sei posizionato rispetto ad altri profili simili.

E’ quindi sempre valido il comandamento n. 1: NON TI CANDIDARE INVANO!

Intendo: non ci provare se non hai proprio i requisiti giusti, perché non è questione di fatalismo, destino, tentare la sorte (hai visto mai)…è praticamente certo che verrai scartato se il tuo Cv non li rispetta. Il dato, l’informazione: o c’è o non c’è. E se non c’è, non è in questa prima fase che potrai sfoderare le tue armi di convinzione di massa. Con il Robot non hai margini di contrattazione, visto che è programmato per rintracciare solo chi corrisponde ai requisiti minimi richiesti.

Ecco allora un primo consiglio: leggi attentamente l’annuncio e cerca di fare dei distinguo tra i requisiti più stringenti (dichiarati come essenziali) e quelli “preferibili”, perché ad essi verranno assegnati pesi diversi. Se hai tutti i requisiti imprescindibili e ti manca un requisito “preferibile”, allora, in fase di colloquio puoi avere la possibilità di negoziare qualcosa. Ma ci devi arrivare a quel benedetto colloquio! Se invece, come spesso accade, di candidati ce ne sono moltissimi, è praticamente certo che una qualche decina (almeno) di essi possegga tutti, ma proprio tutti i requisiti.

In tal caso, chi pensi sarà considerato prima?

Ricorda: Il Robot è programmato per scremare, mentre tu devi imparare a rendere le tue candidature vincenti!

Altro aspetto da capire sul funzionamento degli ATS è che sono sempre più sofisticati rispetto al riconoscimento semantico.

Infatti tali software non solo rintracciano la presenza delle parole chiave di cui vanno in cerca, ma verificano anche che lungo tutto il testo del CV – nel sommario e nelle descrizioni delle mansioni svolte – sia presente una spiegazione congruente con il ruolo dichiarato, con la seniority professionale, e con le competenze esplicitate attraverso le parole chiave.

Mi spiego meglio.

Prendendo spunto dal formato del Resumé americano o dal profilo LinkedIn, dovresti abituarti a inserire un bel sommario in alto, (dopo i dati personali e prima delle varie sezioni del CV). In questo spazio potrai raccontare la tua direzione professionale e promuovere le tue competenze più importanti, posizionandole anche in forma di elenco puntato (facile da leggere anche per l’occhio umano). Non ti stupire, si fa. Il Robot le cerca quelle parole, e tu gliele devi dare in pasto.

Lui non ti conosce, e tu non devi dare nulla per scontato. Non avere paura di essere ridondante. Puoi giocare con variazioni del concetto, ad esempio scrivendo nel sommario che ti occupi di Customer Relationship Management e poi inserendo tra l’elenco puntato “CRM”. In tal modo, lo stesso concetto è presente in due forme diverse, e non rischi che il dato non sia rintracciato.

Inoltre, ricordati di inserire anche le parole chiave richieste nello specifico annuncio, facendo attenzione però a restare credibile.

Un tool interessante, che può aiutarti è: http://tagcrowd.com/

E’ disponibile in moltissime lingue, tra cui l’Italiano. Fai copia e incolla dell’annuncio per cui vuoi candidarti, inserisci il testo nel box e lancia la ricerca. Ti usciranno le parole più rilevanti del testo, e quelle che vengono riportate più di una volta. Ti sarà di grande aiuto per focalizzare l’attenzione sugli aspetti importanti di quella posizione, e per scegliere alcune parole chiave che non dovranno mancare.

Ma attenzione:

Non limitarti a una mera ripetizione solo per “fregare” il Robot. Abbiamo già detto che lui va anche a controllare che quelle parole siano coerenti con la tua storia professionale, siano congruenti con il ruolo che intendi ricoprire, e anche con quelli precedentemente svolti. In sostanza: non dichiarare il falso. Usa il tool per lavorare in modo più furbo sulle tue candidature: evitando di tralasciare aspetti fondamentali per poi metterci del tuo nel rendere fluido, credibile e consistente il contenuto del CV.

Altrimenti non funziona, davvero!

Il Robot è intelligente, e anche il Selezionatore. Infatti, se non lo sapessi, anche in un momento successivo, quando siamo già nel dominio degli umani, alcuni elementi del CV (trovati dal Robot) vengono comunque ri-verificati e non solo dal recruiter. Esistono addirittura società specializzate che – ad esempio – contattano gli Atenei per avere conferma che tu sia laureato in quella certa area disciplinare, nell’anno e con il voto che hai dichiarato o contattano i professionisti che hai indicato per le referenze.

Consiglio mai scontato: accertati che questi ultimi siano persone disponibili davvero a parlare bene di te, e che non riservino spiacevoli sorprese!

Chiariti alcuni elementi sulla logica sottostante gli ATS, parliamo di seduzione.

Entriamo nella fase in cui puoi metterci del tuo per assicurarti che il CV piaccia al Robot.

Evita di inserire qualsiasi elemento possa essere non riconosciuto o mal interpretato.

Esempio:

♦ loghi delle aziende in cui hai lavorato (lo so, ti piacciono, ti sembra siano di maggiore impatto ma potrebbero giocarti a sfavore. Nell’incertezza, toglili)

♦ grafici, tabelle

♦ foto (in Italia siamo cultori dell’immagine, e ci piace metterle mentre all’estero sarebbero comunque motivo per essere scartati anche da mano umana). Evitala nel CV. Piuttosto metti l’URL del tuo profilo LinkedIn, dove – lì si che deve esserci la foto – se sono curiosa me la vado a vedere

♦ piè di pagina o intestazioni. Non inserire del testo in queste parti del documento perchè potrebbero non essere lette dal Robot (a maggior ragione non ci mettere: indirizzo, telefono, mail…insomma i dati fondamentali)

♦ righe orizzontali che vanno da parte a parte del tuo CV (possono generano errori)

♦ font Serif. Il Robot non li trova molto “digeribili”. Tra tutti Times New Roman (che anche all’occhio umano è venuto un bel po’ a noia e contribuirebbe a renderti comunque privo di personalità). Preferisci i font Sans-Serif – esempio Verdana o Tahoma, Calibri

♦ dimensioni del carattere inferiori a 11 – illeggibili per il robot e faticosi per l’occhio umano!

♦ date delle tue esperienze professionali posizionate a sinistra, prima del datore di lavoro. Inizia piuttosto con il nome del datore di lavoro e sulla stessa riga, ma al margine opposto (destro), inserisci le date

♦ errori grammaticali e punteggiatura. Attenzione! Prima ancora di arrivare a scandalizzare un selezionatore, anche il Robot s’innervosisce, perché lui è stato programmato con un rigoroso rispetto delle parole e del loro significato, quindi se fai un uso disinvolto della punteggiatura, sappi che potresti generare frasi ambigue; e se scrivendo compi errori di ortografia (magari su importanti parole chiave) potresti perdere preziose opportunità perché il Robot rischia di non riconoscerle.

Un ultimo consiglio su tutti: prevedi sempre una versione del CV in formato testo, ben formattato. Usalo per compilare le form online, e se ne hai la possibilità, invialo anche come file oltre ai classici word e pdf.

I manuali di comunicazione efficace ci insegnano che per entrare in relazione (fosse anche con un Robot) occorre studiare l’interlocutore, conoscerlo meglio e solo dopo, comunicare usando modalità e parole che per lui vogliano dire qualcosa, che riconosca e su cui ci segua.

Vale con gli umani, perché non dovrebbe funzionare con il nostro caro Robot? Rendigli la vita più facile….e lui ti restituirà maggiori soddisfazioni!

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